提升HR工作效率：專業Excel函數寶典，一站式解決您的難題

Excel公式和函數在工作中具有重要意義，它們能夠顯著提高工作效率，通過自動化處理和分析大量數據，幫助我們快速得出準確的結果和結論，從而為決策提供有力支持。

而在與從事職能管理工作的客戶接觸中，我發現大部分客戶對excel工具的掌握與熟練程度仍有進一步精進的空間。在一些工作場景中，對函數工具不能信手拈來，寧愿花費大量的時間和精力去做重復性的手動處理，這對企業的人力資源也是一種消耗與浪費。

以下匯總了一些常用的Excel公式與技巧及其在工作中的適用場景，希望能提供全面、實在的幫助。

應用一：數據錄入與文本處理

CONCATENATE

- 參數：`CONCATENATE(text1, [text2], 。。。)`

- 說明：將多個文本字符串合并成一個字符串。`text1`是必需的，表示要合并的第一個文本；`[text2]`及后續參數是可選的，表示要合并的其他文本。

- 示例：`=CONCATENATE("張", "三")`，結果為“張三”。

- 場景說明：在薪酬管理工作中，假設需要生成一份員工名單以用于發放年終獎金。員工的姓名通常存儲在兩個不同的字段中，例如，數據庫中有一個字段是姓氏，另一個字段是名字。為了生成完整的員工姓名列表，可以使用Excel的`=CONCATENATE("張", "三")`函數將姓氏和名字合并成一個完整的姓名字段。

TEXT

- 參數：`TEXT(value, format_text)`

- 說明：將數值轉換為文本格式，并可指定格式。`value`是要轉換的數值；`format_text`是文本格式，如日期格式“yyyy-mm-dd”等。

- 示例：`=TEXT(44562, "yyyy-mm-dd")`，將日期序列號44562轉換為“2021-12-31”格式的文本。

- 場景說明：在統計要發放的年終獎金時，假設需要準備一份員工的年終獎金發放表，其中需要記錄獎金發放的具體日期。在Excel中，日期通常以序列號的形式存儲，例如，2021年12月31日的日期序列號是44562。為了在表格中清晰地顯示發放日期，可以使用`=TEXT(44562, "yyyy-mm-dd")`函數將日期序列號44562轉換為“2021-12-31”格式的文本。轉換后，員工和管理層都能一目了然地看到獎金的發放日期，確保薪酬發放的準確性和透明度。

TRIM

- 參數：`TRIM(text)`

- 說明：去除文本中的多余空格。`text`是要處理的文本。

- 示例：`=TRIM(W2)`，去除W2單元格文本中的多余空格。

- 場景說明：在員工信息管理工作中，假設需要整理員工的簡歷或自我介紹文本，以便進行檔案歸檔或內部培訓資料的編制。

員工的自我介紹文本存儲在Excel表格的W列中，例如W2單元格中可能包含一些輸入時不小心多打的空格。為了確保文本的整潔和專業性，可以在X列使用`=TRIM(W2)`函數去除W2單元格文本中的多余空格，使文本格式更加規范和美觀，便于后續的閱讀和使用。

LEFT、RIGHT

- 參數：`LEFT(text, [num_chars])`、`RIGHT(text, [num_chars])`

- 說明：提取文本中的左側、右側部分。`text`是要提取的文本；`[num_chars]`是提取的字符數，如果省略，則默認提取第一個字符。

- 示例：`=LEFT(X2, 6)`，提取X2單元格文本的前6個字符。

- 場景說明：在員工信息管理工作中，假設需要從員工的身份證號碼中提取出生年份信息，以便進行年齡統計或員工福利計劃的安排。

員工的身份證號碼存儲在Excel表格的X列中，例如X2單元格中存儲了某位員工的身份證號碼。為了快速提取出生日期，可以在Y列使用`=RIGHT(LEFT(X2,14),8)`函數，該函數將提取X2單元格文本的身份證號碼前14個字符的后8個字符，通常對應于員工的出生日期（例如“19900101”表示1990年1月1日出生）。這樣可以方便地進行后續的年齡分析和相關決策。

應用二：邏輯判斷

IF

- 參數：`IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)`

- 說明：根據條件返回不同的結果。`logical_test`是邏輯測試條件；`value_if_true`是條件為真時返回的值；`value_if_false`是條件為假時返回的值。

- 示例：`=IF(B2>90, "優秀", "合格")`，如果B2單元格的績效評分大于90，則返回“優秀”，否則返回“合格”。

- 場景說明：在發放員工的年終獎時，假設需要根據員工的績效評分來決定他們的獎金等級。員工的績效評分存儲在Excel表格的B列中，例如B2單元格中存儲了某位員工的績效評分。

為了自動判斷每位員工的績效等級，可以在C列使用`=IF(B2>90, "優秀", "合格")`函數。如果B2單元格中的績效評分大于90，則該函數返回“優秀”，表示該員工的績效表現非常出色，可以享受更高的獎金；否則返回“合格”，表示績效表現達到基本要求。

AND

- 參數：`AND(logical1, [logical2], 。。。)`

- 說明：用于組合多個條件進行判斷，只有所有條件都為真時才返回TRUE。`logical1`是第一個邏輯條件；`[logical2]`及后續參數是其他邏輯條件。

- 示例：`=AND(C2="本科", D2>3)`, 如果C2單元格的學歷為“本科”且D2單元格的工作年限大于3，則返回TRUE，否則返回FALSE。

- 場景說明：在薪酬統計工作中，假設需要根據員工的學歷和工作年限來決定是否給予員工額外的薪酬補貼。例如，公司政策規定，只有當員工的學歷為“本科”且工作年限超過3年時，能夠獲得額外的工齡補貼。

在Excel表格中，員工的學歷信息存儲在C列，工作年限存儲在D列。為了自動判斷每位員工是否符合補貼條件，可以在E列使用`=AND(C2="本科", D2>3)`函數。如果C2單元格的學歷為“本科”且D2單元格的工作年限大于3，則該函數返回TRUE，表示該員工符合補貼條件；否則返回FALSE，表示不符合補貼條件。

OR

- 參數：`OR(logical1, [logical2], 。。。)`

- 說明：用于組合多個條件進行判斷，只要有一個條件為真就返回TRUE。`logical1`是第一個邏輯條件；`[logical2]`及后續參數是其他邏輯條件。

- 示例：`=OR(E2="銷售部", F2="市場部")`，如果E2單元格的部門為“銷售部”或F2單元格的部門為“市場部”，則返回TRUE，否則返回FALSE。

- 場景說明：在薪酬統計時，假設某公司決定對銷售部和市場部的員工進行額外的獎金激勵。

在Excel表格中，員工的部門信息存儲在E列和F列，其中E列記錄員工的主部門，F列記錄員工的輔助部門（如果有的話）。為了自動判斷每位員工是否符合獎金發放條件，可以在G列使用`=OR(E2="銷售部", F2="市場部")`函數。如果E2單元格的部門為“銷售部”或F2單元格的部門為“市場部”，則該函數返回TRUE，表示該員工符合獎金發放條件；否則返回FALSE，表示不符合條件。

應用三：數學計算

SUM

- 參數：`SUM(number1, [number2], 。。。)`

- 說明：計算總和。`number1`是必需的，表示要計算的第一個數值；`[number2]`及后續參數是可選的，表示要計算的其他數值。

- 示例：`=SUM(G2:G10)`，計算G2到G10單元格區域內的工資總和。

AVERAGE

- 參數：`AVERAGE(number1, [number2], 。。。)`

- 說明：計算平均值。`number1`是必需的，表示要計算的第一個數值；`[number2]`及后續參數是可選的，表示要計算的其他數值。

- 示例：`=AVERAGE(H2:H10)`，計算H2到H10單元格區域內的平均績效評分。

ROUND

- 參數：`ROUND(number, num_digits)`

- 說明：四舍五入數值。`number`是要四舍五入的數值；`num_digits`是小數點后保留的位數，如果為負數，則四舍五入到小數點左邊的相應位數。

- 示例：`=ROUND(I2, 2)`，將I2單元格的金額四舍五入到小數點后兩位。

- 場景說明：在薪酬管理工作中，假設需要計算員工的月度獎金總額。獎金的計算結果可能會包含許多小數位，為了便于財務處理和員工理解，通常需要將金額四舍五入到小數點后兩位。

例如，I2單元格中存儲了某位員工的獎金計算結果，可能是一個包含多位小數的數值。為了將這個金額格式化為標準的貨幣格式，可以在J列使用`=ROUND(I2, 2)`函數。該函數將I2單元格的金額四舍五入到小數點后兩位，確保獎金金額的準確性和一致性，便于后續的財務記錄和員工通知。

應用四：日期時間處理

TODAY

- 參數：`TODAY()`

- 說明：返回當前日期，不需要任何參數。

- 示例：`=TODAY()`，顯示當前日期。

NOW

- 參數：`NOW()`

- 說明：返回當前日期和時間，不需要任何參數。

- 示例：`=NOW()`，顯示當前日期和時間。

DATEDIF

- 參數：`DATEDIF(start_date, end_date, "unit")`

- 說明：計算兩個日期之間的差異。`start_date`是開始日期；`end_date`是結束日期；`"unit"`是返回結果的單位，如“Y”表示年，“M”表示月，“D”表示天等。

- 示例：`=DATEDIF(J2, TODAY(), "Y")`，計算J2單元格的入職日期到當前日期之間的年數，即員工的工齡。

- 場景說明：在員工檔案管理工作中，假設需要計算員工的工齡，以便進行績效評估、晉升機會的分配或員工福利的計算。員工的入職日期存儲在Excel表格的J列中，例如J2單元格中記錄了某位員工的入職日期。

為了自動計算每位員工的工齡，可以在K列使用`=DATEDIF(J2, TODAY(), "Y")`函數。該函數將計算J2單元格的入職日期到當前日期之間的年數，即員工的工齡。這樣可以方便地獲取每位員工的工齡信息，為人力資源管理提供準確的數據支持。

應用五：查找與匹配

VLOOKUP

- 參數：`VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])`

- 說明：垂直查找數據。`lookup_value`是查找的值；`table_array`是查找的數據區域；`col_index_num`是返回值在數據區域中的列號；`[range_lookup]`是查找方式，TRUE表示近似匹配，FALSE表示精確匹配。

- 示例：`=VLOOKUP(K2, L2:M10, 2, FALSE)`，在L2:M10區域中查找K2單元格的員工ID，并返回對應的姓名（假設姓名在第2列）。

- 場景說明：在員工信息統計中，假設需要根據員工的ID來查找并確認其姓名，以便進行個人信息的核對。

員工的ID和姓名信息存儲在Excel表格的L2:M10區域中，其中L列存儲員工ID，M列存儲對應的姓名。為了快速查找員工的姓名，可以在N列使用`=VLOOKUP(K2, L2:M10, 2, FALSE)`函數。該函數會在L2:M10區域中查找K2單元格中的員工ID，并返回對應的姓名（假設姓名在第2列，即M列）。如果找到匹配的ID，則返回相應的姓名；如果沒有找到，則返回錯誤信息。這樣可以確保薪酬發放的準確性和效率。

HLOOKUP

- 參數：`HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])`

- 說明：水平查找數據。`lookup_value`是查找的值；`table_array`是查找的數據區域；`row_index_num`是返回值在數據區域中的行號；`[range_lookup]`是查找方式，TRUE表示近似匹配，FALSE表示精確匹配。

- 示例：`=HLOOKUP(L2, M2:N10, 2, FALSE)`，在M2:N10區域中查找L2單元格的員工姓名，并返回對應的部門（假設部門在第2行）。

INDEX & MATCH

- 參數：`INDEX(array, MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]))`

- 說明：組合使用，功能更強大，可以查找并返回精確的匹配值。`array`是返回值所在的區域；`lookup_value`是查找的值；`lookup_array`是查找的區域；`[match_type]`是匹配類型，0表示精確匹配。

- 示例：`=INDEX(O2:P10, MATCH(Q2, O2:O10, 0))`，在O2:P10區域中查找Q2單元格的員工ID，并返回對應的姓名（假設姓名在P列）。

應用六：條件統計

COUNTIF

- 參數：`COUNTIF(range, criteria)`

- 說明：根據條件計數。`range`是計數的區域；`criteria`是計數的條件。

- 示例：`=COUNTIF(R2:R10, "銷售部")`，統計R2到R10單元格區域內部門為“銷售部”的員工人數。

SUMIF

- 參數：`SUMIF(range, criteria, [sum_range])`

- 說明：根據條件求和。`range`是條件判斷的區域；`criteria`是條件；`[sum_range]`是求和的區域，如果省略，則對`range`區域內的數值求和。

- 示例：`=SUMIF(S2:S10, "銷售部", T2:T10)`，計算S2到S10單元格區域內部門為“銷售部”的員工在T2到T10單元格區域內的薪資總額。

AVERAGEIF

- 參數：`AVERAGEIF(range, criteria, [average_range])`

- 說明：根據條件計算平均值。`range`是條件判斷的區域；`criteria`是條件；`[average_range]`是計算平均值的區域，如果省略，則對`range`區域內的數值計算平均值。

- 示例：`=AVERAGEIF(U2:U10, "銷售部", V2:V10)`，計算U2到U10單元格區域內部門為“銷售部”的員工在V2到V10單元格區域內的平均績效評分。

應用七：多條件統計——函數的嵌套使用

- 示例：`=IF(AND(A2>85, B2>5, COUNTIF(C2:E2, 1)>=3), "合格", "不合格")`。假設員工的績效評分在A列，工作年限在B列，培訓課程完成情況在C列（1表示完成，0表示未完成）

- 場景說明：在員工晉升管理中，公司需要評估員工是否具備晉升資格。晉升資格的評估標準包括：①績效評分：員工的績效評分需要達到85分以上；②工作年限：員工的工作年限需要超過5年；③培訓完成度：員工需要完成至少3門公司規定的培訓課程。

通過運用多個Excel函數嵌套的公式，HR可以快速準確地評估員工的晉升資格，確保晉升決策的科學性和合理性。

掌握以上工具的應用，并在日常工作中加以訓練，excel一定能夠幫助你省心省力，驚艷你的領導。

而此外，更高級的excel技巧還可以在于結合了邏輯思考的更復雜的嵌套函數，當然，這要基于你對以上這些簡單函數進一步純熟的理解與內化。

關于excel與其他辦公技能及人力管理工具的使用，若有其他問題和見解，非常歡迎同各位一起交流、共同進步，個人微信：liyawen0123

2025年，祝各位工作愉快、大展身手！